FAQ: Häufig gestellte Fragen

Frage: Können die Muster-Einwilligungserklärungen für den individuellen Einsatz von der Schule angepasst werden?

Antwort: Das Staatsministerium für Unterricht und Kultus hat den staatlichen Schulen zur Einholung der Einwilligung in die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten vier Einwilligungsmuster verbindlich vorgegeben (siehe Anlagen zu den Erläuternden Hinweise zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen). Die Muster dürfen von den Schulen – insbesondere in den Anschreiben – für den individuellen Einsatz angepasst werden; die rechtlichen Aussagen dürfen dadurch aber nicht verändert werden. Zu Beispielen vgl. Abschnitt IV Nr. 13.3 der Handreichung für Datenschutzbeauftragte an bayerischen staatlichen Schulen.

Frage: Kann die Muster-Einwilligungserklärung um eine Passage zur Schülerzeitung ergänzt werden?

Antwort: Wenn eine Online-Schülerzeitung über die Internetseite der Schule abgerufen werden kann, ist die Schule für den Inhalt der Publikation verantwortlich (vgl. Nr. 4.3 der Rechtlichen Hinweise zur Nutzung der EDV-Einrichtung und des Internets an Schulen). Sollen personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern (z. B. Fotos) in einer solchen Online-Schülerzeitung veröffentlicht werden, wäre dies bei Ankreuzen des Feldes „World Wide Web (Internet) unter der Homepage der Schule …“ auf der Muster-Einwilligungserklärung (Anlage zu den Erläuternden Hinweisen zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen) möglich. Soll die Schülerzeitung dagegen auch auf dem Schulgelände verteilt werden (vgl. hierzu Art. 63 Abs. 4 BayEUG), wäre die Muster-Einwilligungserklärung um eine entsprechende Passage zu ergänzen („Schülerzeitung (Name der Zeitung)“).

Frage: Kann ein Mitglied des engeren Schulleitungsteams zum Datenschutzbeauftragten bestellt werden?

Antwort: Dies wäre zwar rechtlich möglich, da nach § 25 Abs. 3 Satz 1 LDO jeweils die dienstälteste Lehrkraft die Vertretungsaufgaben übernimmt, soweit auch die Stellvertreter an der Wahrnehmung ihrer Aufgaben verhindert sind und keine anderweitige Regelung getroffen ist. Um Interessenkonflikte zu vermeiden und da diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Schulleitung ihr Amt als Datenschutzbeauftragter ruhen lassen müssten, wenn sie doch einmal die Schulleitung vertreten, sollten diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedoch ebenfalls nicht zum Datenschutzbeauftragten bestellt werden.

Frage: Gilt der Genehmigungsvorbehalt auch für Erhebungen öffentlicher Stellen?

Antwort: Auch Erhebungen öffentlicher Stellen, z. B. für Zwecke der kommunalen Jugendhilfeplanung, unterliegen dem Genehmigungsvorbehalt der jeweils geltenden Schulordnung, wenn sie an Schulen stattfinden sollen. Ohne Genehmigung zulässig ist hingegen die bloße Unterstützung solcher Erhebungen, wenn sie nicht an der Schule stattfinden. Maßstab für die Abgrenzung zwischen genehmigungsbedürftigen Erhebungen und genehmigungsfreien Unterstützungshandlungen sind Qualität und Quantität der Beteiligung bzw. Einbindung der Schulen in die Erhebung. In jedem Fall unzulässig ist die Mitwirkung der Schule, wenn die Erhebung offenkundige datenschutzrechtliche Mängel aufweist. Zu Beispielen vgl. Abschnitt IV Nr. 5.2 der Handreichung für Datenschutzbeauftragte an bayerischen staatlichen Schulen.

Frage: Können verhängte Ordnungsmaßnahmen aus pädagogischen Gründen auch vor der Klasse bekanntgegeben werden?

Antwort: Auch Ordnungsmaßnahmen unterliegen dem Datenschutz. Geschützt sind dabei sowohl der Adressat der Ordnungsmaßnahme als auch eventuelle Dritte (z. B. Betroffene der Situation, auf welche sich die Ordnungsmaßnahme bezieht). Damit ist z. B. die Bekanntgabe einer verhängten Ordnungsmaßnahme vor der Klasse datenschutzrechtlich unzulässig. Von der eigentlichen Ordnungsmaßnahme im Rechtssinn zu unterscheiden sind Warnungen oder Ankündigungen von Ordnungsmaßnahmen. Entsprechende Äußerungen sind keine Ordnungsmaßnahmen im Rechtssinn; sie können im Rahmen des schulischen Bildungs- und Erziehungsauftrags (Art. 131 Bayerische Verfassung, Art. 1 und 2 BayEUG) datenschutzrechtlich zulässig sein. Zu Beispielen vgl. Abschnitt IV Nr. 8 der Handreichung für Datenschutzbeauftragte an bayerischen staatlichen Schulen.

Frage: Können an allgemeinbildenden Schulen „Fotositzpläne“ eingesetzt werden?

Antwort: Bei der Erstellung von sog. „Fotositzplänen“ handelt es sich um eine Erhebung (Erstellen der Fotos), Verarbeitung (Zusammenführen von Fotos mit den Namen im Rahmen des Sitzplans) und Nutzung (eigene Verwendung und ggf. Weitergabe des Fotositzplans an andere Lehrkräfte des Kollegiums) personenbezogener Daten. Nach Art. 85 Abs. 1 Satz 1 BayEUG können die Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten erheben, verarbeiten und nutzen. Das Anfertigen von Fotos und daran anschließend die Erstellung von „Fotositzplänen“ sowie das Einstellen von „Fotositzplänen“ in einen passwortgeschützten Bereich der Schulhomepage ist jedoch zur Erleichterung des Kennenlernens zum Schuljahresbeginn nicht erforderlich, weil der Zweck auch mit einem „milderen“, d. h. weniger „datenintensiven“ Verfahren erreicht werden kann – z. B. indem die Schülerinnen und Schüler in der Anfangsphase des Schuljahres Namensschilder vor sich aufstellen. Daher sollte an den allgemeinbildenden Schulen insoweit auch von einer freiwilligen Umsetzung der Maßnahme nach Einwilligung der Betroffenen gemäß Art. 15 Abs. 1 BayDSG abgesehen werden. Die Einholung der Einwilligung der Betroffenen (bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern ist hierzu die schriftliche Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich, ab Vollendung des 14. Lebensjahres zusätzlich auch die schriftliche Einwilligung der Schülerinnen und Schüler selbst) erscheint im Übrigen ohnehin zu verwaltungsaufwändig im Verhältnis zum Nutzen der Maßnahme. Siehe dazu Abschnitt IV. Nr. 10 der Handreichung für Datenschutzbeauftragte an bayerischen staatlichen Schulen

Frage: Was ist mit Fotositzplänen im Bereich der beruflichen Schulen?

Antwort: Im Bereich der beruflichen Schulen, insbesondere der Berufsschulen mit dem dortigen Teilzeit- und Blockunterricht (die Lehrkraft sieht ihre Schülerinnen und Schüler teilweise nur in sehr großen Zeitabständen; gleichzeitig sind die Klassenstärken meist hoch), erscheint die Erstellung von „Fotositzplänen“ auf der Basis datenschutzgerechter, insbesondere freiwilliger, informierter und schriftlicher Einwilligungen der betroffenen Schülerinnen und Schüler denkbar. Siehe dazu Abschnitt IV. Nr. 10 der Handreichung für Datenschutzbeauftragte an bayerischen staatlichen Schulen

Frage: Kann E-Mail zur Erledigung der Schulkorrespondenz eingesetzt werden?

Antwort: Wenn die Schule Schulkorrespondenz mit personenbezogenem oder sonstigem vertraulichen Inhalt an Außenstehende versenden möchte, hat dies mittels verschlüsselter E-Mail zu erfolgen, um eine unbefugte Kenntnisnahme und Verfälschung auf dem Übertragungsweg zu verhindern (vgl. Abschnitt 6.1 buchst. c der Erläuternden Hinweise zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen). Alternativ kann die Nachricht auch auf dem konventionellen Postweg mittels Brief versandt werden. Sofern es um den Versand von Informationen geht, die nicht schutzbedürftig sind, kann der Versand von E-Mails dagegen ausnahmsweise auch ohne Anwendung einer Verschlüsselung erfolgen. Hinsichtlich der Mitteilungen von Außenstehenden an die Schule sollte die Schule empfehlen, keine unverschlüsselten E-Mails mit schutzbedürftigem Inhalt zu versenden. Letztlich muss die Schule aber auch entsprechende unverschlüsselte E-Mails von Erziehungsberechtigten zur Kenntnis nehmen. Zu Beispielen vgl. Abschnitt IV Nr. 11 der Handreichung für Datenschutzbeauftragte an bayerischen staatlichen Schulen.

Frage: Dürfen Lehrkräfte mit ihren Schülerinnen und Schülern über soziale Netzwerke kommunizieren?

Antwort: Hier ist zwischen dem dienstlichen Bereich und dem privaten Bereich zu unterscheiden:

Dienstlicher Bereich:

Nein.

Soziale Netzwerke sind für den Austausch dienstlicher Daten nicht geeignet. Eine Nutzung sozialer Netzwerke durch öffentlich Beschäftigte zu Zwecken des Austauschs personenbezogener Daten zu unmittelbaren oder mittelbaren dienstlichen Zwecken ist aus datenschutzrechtlicher Sicht unzulässig (vgl. hierzu den Leitfaden „Der rechtliche Rahmen für den Umgang der Beschäftigten der Bayerischen Staatsverwaltung mit Sozialen Medien“ des IT-Beauftragten der Bayerischen Staatsregierung, Version 1.0, S. 7).

Privater Bereich:

Lehrkräften steht die private Nutzung Sozialer Netzwerke zwar frei.

Die Kontaktaufnahme zu Schülerinnen und Schülern als „Follower“ dürfte in beide Richtungen aber grundsätzlich unzulässig sein. Lehrkräfte sollten selbstverständlich nicht „Anhänger“ ihrer Schülerinnen und Schüler sein, die sie zu erziehen und zu bewerten haben. Entsprechende „Freundschaftsanfragen“ könnten Schülerinnen und Schüler praktisch nicht ablehnen. Und auch die Freundschaftsanfrage durch Schülerinnen und Schüler sollten Lehrkräfte zurückweisen. Das Gebot der Gleichbehandlung ist zu beachten, das einen formalisiert unterschiedlichen Status in der Beziehung verbietet.

Merke:

Auch bei einem zufälligen privaten Kontakt von Lehrkräften mit Schülerinnen und Schülern in Sozialen Netzwerken dürfen keine Distanzverletzungen erfolgen.

Frage: Nach Nr. 2.2 der Bekanntmachung zu Medienbildung, Medienerziehung und informationstechnischer Bildung in der Schule vom 24. Oktober 2012 (KWMBl S. 357) hat sich Schule „in allen Jahrgangsstufen und Schularten um Medienbildung zu bemühen, die alle Medienarten berücksichtigt.“ Ist damit auch eine unterrichtliche Nutzung sozialer Netzwerke möglich?

Antwort: Nein. Von einer unterrichtlichen Nutzung sozialer Netzwerke ist mit Blick auf die besondere Schutzbedürftigkeit der Schülerinnen und Schüler abzusehen (Nr. 4.1 der o. g. Bekanntmachung). Stattdessen können z. B. passwortgeschützte Lernplattformen eingesetzt werden. Zu den Voraussetzungen vgl. Nr. 4.3 der o. g. Bekanntmachung).

Frage: Gilt das BayDSG auch für Privatschulen?

Antwort: Für staatliche und kommunale Schulen gilt das BayDSG in vollem Umfang. Für staatlich anerkannte private Schulen (auch solche in kirchlicher Trägerschaft) gilt hinsichtlich personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigten das BayDSG. Hinsichtlich sonstiger personenbezogener Daten (z. B. Lehrerdaten) ist zu unterscheiden: Bei staatlich anerkannten privaten Schulen in kirchlicher Trägerschaft gelten die einschlägigen kirchlichen Vorschriften. Bei den übrigen staatlich anerkannten privaten Schulen gelten die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), das insoweit allerdings nur Vorschriften über die Datenverarbeitung und -nutzung in Dateien enthält. Für staatlich genehmigte private Schulen gelten das BDSG (Vorschriften nur für Dateien) oder - sofern kirchliche Trägerschaft gegeben ist - die einschlägigen kirchlichen Vorschriften.

Diese Abgrenzung der Gültigkeit des BayDSG veranschaulicht folgende Übersicht:

Frage: Was ist zu beachten, falls die Daten der staatlichen Schule auf dem Server des Sachaufwandsträgers gehostet werden?

Antwort: In diesem Fall liegt eine Auftragsdatenverarbeitung vor. Die Schule muss mit der Kommune als Auftragnehmer schriftlich eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abschließen, die den Vorgaben des Art. 6 BayDSG genügt. Zur Auftragsdatenverarbeitung vgl. Nr. 4.5 Buchst. a der Erläuternden Hinweise zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen.

Falls das staatliche Schulverwaltungsprogramm ASV nicht an der Schule, sondern auf einem externen Server des Schulaufwandsträgers gehostet wird, muss diese Auftragsdatenverarbeitung noch durch den Datenschutzbeauftragten der Schule freigegeben werden; dies geschieht durch eine entsprechende Ergänzung in Abschnitt 8 („Bei Auftragsdatenverarbeitung: Auftragnehmer“) der landesweiten Freigabe ASV. Zuvor muss die Schulleitung eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 6 BayDSG mit dem Schulaufwandsträger abschließen.

Frage: Kann eine Lehrkraft von zu Hause auf den Schulserver zugreifen?

Antwort: Fernzugriffe auf Dienste an Servern innerhalb der Schule (insbes. Terminal-Server-Systeme) ermöglichen den Lehrkräften die Arbeit am Heimarbeitsplatz, ohne dortige Speicherung personenbezogener Daten. Diesem Vorteil gegenüber steht die Bedrohung, die mit der Öffnung von Diensten der Schule zum Internet hin einhergeht und besondere, aufeinander abgestimmte Sicherheitsmaßnahmen erfordert: Die Möglichkeit des Zugriffs von außen ist daher durch technische Vorkehrungen auf wenige, unbedingt benötigte Dienste an explizit dafür vorgesehenen Servern einzuschränken. Ebenso sind die auf diesen Servern gespeicherten personenbezogenen Daten sowie die Verbindungen dieser Server zu weiteren Rechnern der Schule auf das unbedingt Notwendige zu beschränken.

Eine der Sensibilität der auf den von außen zugänglichen Servern gespeicherten Daten angemessen sichere Authentifizierung sowie eine entsprechend sichere Verschlüsselung der übermittelten Daten ist vorzusehen. Zugriffe von außen auf Server der Schule sind in geeigneter Weise zu protokollieren, um unberechtigte Zugriffsversuche erkennen zu können. Die Protokolle dürfen nur für maximal acht Unterrichtswochen aufbewahrt und nur zu dem Zweck, unberechtigte Zugriffsversuche zu erkennen, ausgewertet werden. Auf Grund der Komplexität der notwendigen Sicherheitsmaßnahmen wird die Beauftragung entsprechend spezialisierten Fachpersonals empfohlen. Siehe auch Nr. 4.4 der Erläuternden Hinweise zum Vollzug der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Schulen.

Frage: Wie ist das Erfordernis der schriftlichen Einwilligungserklärungen zu Veröffentlichungen auf der Schulhomepage, der örtlichen Tagespresse bzw. den Jahresbericht bei Schülerinnen und Schülern zu handhaben, die erst im Laufe des aktuellen Schuljahres das 14. Lebensjahr erreichen?

Antwort: Die Unterschriften müssen nicht punktgenau zum Stichtag (Geburtstag) eingeholt werden. Es können auch z. B. zu Beginn oder zum Ende eines Schuljahres gesammelt die Unterschriften derjenigen Schülerinnen und Schüler eingeholt werden, die in den nächsten Monaten ihr 14. Lebensjahr vollenden. Die Lösung „Wer nicht widerspricht, stimmt zu“ ist jedenfalls nicht möglich. Ebenfalls nicht möglich ist es, bereits beim Eintritt in die Schule von unter 14-Jährigen eine Einwilligung einzuholen, da diese dann noch nicht einsichtsfähig sind.

Frage: Dürfen in einem passwortgeschützten Bereich Fotos auch ohne Einwilligung der Betroffenen eingestellt werden?

Antwort: Nein, hierfür ist eine Einwilligung der Betroffenen erforderlich, ebenso eine Freigabe durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 26 Abs. 1 Satz 1 BayDSG.

Frage: Ist zusätzlich zur elektronischen Speicherung von Noten überhaupt noch ein Notenbogen in Papierform erforderlich?

Antwort: Ja, es gelten die allgemeinen schulrechtlichen Regelungen.

Zuletzt geändert: Montag, 29. April 2013, 10:14